Kalatalousalueen etäkokouksen järjestäminen poikkeusoloissa

Koronaviruksen aiheuttaman poikkeustilanteen vuoksi kalatalousalueet joutuvat pitämään toiminnan jatkuvuuden kannalta tärkeät yleiskokouksensa sähköisin menetelmin. Ohessa on Kalatalouden Keskusliiton keräämiä toimintaohjeita tämänkaltaisen kokouksen läpiviemiselle. Kalatalousalueen hallitus voi kehottaa jäseniään osallistumaan kokoukseen sähköisesti, mutta myös fyysisen osallistumisen mahdollisuus tulee järjestää. Tämä voidaan järjestää siten, että esimerkiksi kalatalousalueen hallituksen jäsen osallistuu itse kalatalousalueen kokoukseen etänä, tietyssä julkisessa paikassa, johon jäsenet saavat tulla osallistumaan kokoukseen fyysisesti. Yli 10 henkilöä koskevat kokoontumisrajoitukset ovat voimassa ainakin 13.5.2020 saakka.

On hyvä muistaa, että sähköiset kokoukset ovat vielä uusi toimintatapa melko monelle. Osallistujille tulisi antaa tarpeeksi aikaa tutustua kokouksessa käsiteltäviin asioihin ja ohjeisiin. Kokouksen päätyttyä on tärkeää tehdä todella selkeä pöytäkirja siitä, mitä asioita on käsitelty ja päätetty, ja miten päätöksissä on menetelty.

Kalatalousalueen hallituksen kokouskäytäntö

Hallituksen kokoustamisesta ei ole yhdistyslaissa erillisiä säännöksiä, joten hallituksen kokous voidaan pitää tavanomaisen kokoontumisen sijasta puhelimitse, sähköpostitse, tai muulla vastaavalla tavalla.

Yhdistyslakiin on tullut 1.5. voiman muutos, joka mahdollistaa sähköisten kokousten järjestämisen, vaikka yhdistyksen tai kalatalousalueen säännöissä ei tätä mainittaisikaan. Hallitus voi siis päättää järjestää kalatalousalueen yleiskokouksen sähköisesti.

Hallitus voi kokouksessaan päättää, että kalatalousalueen yleiskokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä (ennakkoilmoittautuminen), joka voi olla aikaisintaan viikkoa ennen kokousta. Ennakkoilmoittautumisen yhteydessä osallistujilta voidaan kerätä sähköpostiosoitteet, joita käytetään vain kokousjärjestelyyn.

Hallituksen olisi hyvä omassa kokouksessaan laatia ohjeet sähköisen yleiskokouksen toimintatavoille. Ohjeistuksessa olisi hyvä olla mm.:

  • miten liitytään sähköiseen yleiskokoukseen
  • että valtakirjat tulee mieluiten toimittaa ennakkoilmoittautumisen yhteydessä
  • miten voi käyttää puheenvuoron
  • miten äänestetään, jos on äänestettävä

Tilinpäätöksen käsittely tässä kokouksessa ei ole pakollista mutta todennäköisesti mielekästä, sillä hallituksen tulee kuitenkin laatia tilinpäätös viimeistään kesäkuun 2020 loppuun mennessä.

Omistajakorvauspäätöksen valmistelu hallituksessa

ELY-keskukset ovat tehneet omistajakorvausten jakopäätöksiä ja ohjeistaneet kalatalousalueita niiden jakamisesta. Ohjeen mukaan omistajakorvauksia ei saa jakaa ennen kuin ELY-keskus on hyväksynyt kalatalousalueen ELY-keskukselle toimittaman ehdotuksen vuoden 2019 omistajakorvausten jakoperusteesta. Hallitus tekee omassa kokouksessaan hallituksen esityksen omistajakorvausten jakoperusteesta ja vie esityksen sitten kalatalousalueen yleiskokouksen päätettäväksi. Osa kalatalousalueista on voinut toimittaa ehdotuksen jakoperusteesta jo aiemman asian käsittelyn pohjalta.

Kalatalousalueen yleiskokous

Kutsu

Vaikka kokous järjestetään pääosin sähköisesti, tulee kokouskutsut hoitaa asianmukaisesti, eli siten kuin kalatalousalueen säännöissä määrätään. Kokouskutsussa on asiallista kertoa kokousmenettelyn muuttuneista perusteista.

Kokouskutsussa tulee mainita päivämäärä ja haluttaessa kellonaika ennakkoilmoittautumiselle, siten kuin hallitus on asiasta päättänyt. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.

Yhdistyslain 24§ mukaan ”Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka.

Jos kokoukseen voidaan osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, tästä on mainittava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava, jos kokoukseen postitse tai teknisen apuvälineen avulla osallistuvan jäsenen puhevallan käyttäminen on rajoitettua.”

Kokousmenettely sähköisesti

Erilaisia mahdollisia kokoustapoja kalatalousalueen yleiskokouksen järjestämiselle poikkeusaikana:

sähköpostilla

Vinkki: Sähköpostikokous toimii hyvin, kun päätettävistä asioista ei tarvitse keskustella pitkästi. Sähköpostikokouksessa osallistujille lähetetään kokousaineisto sähköpostitse (tai pyydettäessä postitse), sekä ohjeet siitä, mitkä ovat sähköpostikokouksen kommentointiajat. Kokousedustajilla voi olla ohjeen mukaan esimerkiksi kahdesta tunnista kahteen päivään aikaa kommentoida ja hyväksyä päätösesitykset. Kokous avataan erillisellä viestillä ja päättyy etukäteen päätettyyn kellonaikaan mennessä. Kun kokous päättyy, lähetetään tästä kaikille osallistujille viesti, jossa todetaan, että kokous on päättynyt. Kokousedustajia voidaan pyytää kopioimaan asialista omaan viestiinsä, ja kirjaamaan asialistaan kunkin esityksen alle joko hyväksyn, en hyväksy, tai haluan lisäselvitystä, seuraavalla tavalla:

esim. Asialistan kohta:

  1. Hyväksyn
  2. Haluan lisäselvitystä
  3. En hyväksy

ja niin edelleen.

Voitte kokouskutsun yhteydessä hallituksen ohjeena täsmentää, mitkä ovat kommentointiajan puitteet sekä muut tarkemmat yksityiskohdat.

käyttäen ilmaisia tai maksullisia etäkokouspalveluita, kuten esimerkiksi Microsoft Teams, Zoom tai Skype

Vinkki: Lähetä kaikki kokouksen asiakirjat perinteiseen tapaan sähköisesti (tai pyydettäessä postitse) kaikille kokoukseen osallistujille. Ennen etäkokousta avaa tietokoneessa myös kaikki kokouksessa tarvittavat tiedostot valmiiksi esille, tai tallenna ne vaikka väliaikaisesti työpöydälle, jotta niiden etsimiseen ei mene itse kokouksessa paljon aikaa.

Kokous etenee kuten kalatalousalueen yleiskokous muutenkin etenisi ja kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Sähköisesti järjestettävässä yleiskokouksessa voidaan päättää pääsääntöisesti sellaisista asioista, joihin ei tarvita äänestysmenettelyä, eli esimerkiksi toimintakertomuksen vahvistamisesta ja tilinpäätöksen hyväksymisestä. Äänestäminen sähköisin menetelmin voi olla hidasta, eikä suljettu lippuäänestys ole mahdollista kaikissa sähköisen kokoustamisen palveluissa.

Vinkki: Nettiyhteydet ovat kovassa käytössä, joten mikäli nettiyhteys ei ole kovin hyvä, kannattaa kokeilla videon pois ottamista, joka tapahtuu videokuvaketta painamalla. Tällöin keskustelua voi kuitenkin käydä normaalisti. Ylimääräisten taustahälyjen välttämiseksi muistuttakaa osallistujia mykistämään oman tietokoneensa mikrofoni siksi aikaa, kun ei itse käytä puheenvuoroja. Kun oman puheenvuoron aika on, voi mikrofonin taas laittaa päälle puhelutilan mikrofonikuvakkeesta.

Vuoden 2021 toimintasuunnitelman voi mahdollisesti jättää loppuvuodelle käsiteltäväksi.

Päätöksistä kuuluttaminen

Kalatalousalueen sähköisen yleiskokouksen päätöksistä kuulutetaan samalla tavoin kuin tähänkin asti, eli hallintolain säädösten mukaisesti.

Esimerkki kokouskutsusta ja kokouksen kulusta

Postitettava kokouskutsu sisältää päätösmenettelyn kuvauksen, äänestysluettelon, asialistan ja kuulutusmenettelyt.

Kuten poikkeusaikalain hallituksen esityksessä todetaan, olennaista on, että jäsen voi kyseistä osallistumiskeinoa käyttäen luotettavalla tavalla osallistua järjestettyyn äänestykseen. Laissa tarkoitettu tekninen apuväline voi olla esimerkiksi reaaliaikainen kuva- ja ääniyhteys. Etäosallistumisen keinona voi kuitenkin olla myös esimerkiksi muuta kuin reaaliaikaista kuvaa ja ääntä välittävä tietoverkkoyhteys taikka posti, mikäli edellä mainitut edellytykset täyttyvät.

Alla esimerkinomaisesti kokouksen pitoon kuuluvia seikkoja postitse pidettävästä kokouksesta:

Jos kokous pidetään kirjeitse, ei tarvitse erikseen ilmoittaa, osallistuuko kokoukseen vai ei. Tällöin annetaan ainoastaan päivämäärä, johon mennessä vastaukset päätösesityksiin on annettava. Vastaukselle on annettava kohtuullinen takaraja, tässä on otettava huomioon postin kulku jne. Vastaajaa voi pyytää lähettämään vastauksensa esimerkiksi 12 päivän kuluessa siitä, kun kalatalousalueen hallitus on postittanut kutsun ja asialistan. Vastaajan vastauskuoresta on käytävä ilmi lähetyspäivämäärä.

Menetelmiä vastaamiseen voi siis olla useampia: kirje (jolloin vastataan valmiiksi laaditulle lomakkeelle, joka allekirjoitetaan ja päivätään), sähköposti ja muut sähköiset kokousmenetelmät.

Kokouksen asialista sisältää:

  • tavanomaiset avaustoimet, kokousmenetelmän kuvaus (perusteina koronaviruksen aiheuttama poikkeustilanne)
  • laillisuus ja päätösvaltaisuus, määräajat
  • pöytäkirjan tarkastus ja allekirjoitukset
  • äänestysluettelon hyväksyminen (liite)
  • päätösesitys (esimerkiksi omistajakorvausten jaosta: merkitään pinta-ala, rasituskerroin, tarvittaessa valtuus hallitukselle tarkentaa ja hyväksyä lopullinen jakolista, jos jakolista muuttuu KALPA:ssa, korostetaan että omistajakorvauksia ei makseta niiltä osin kuin yleiskalastusoikeus on kielletty
  • kokouksen päättäminen, ilmoitus kuuluttamisesta (joka hoidetaan tavanomaiseen tapaan hallintolain mukaisesti, päätöksestä tiedottamiseen mukaan myös valitusosoitus jne.)

Kalatalouden Keskusliitto muistuttaa, että tämä on vain ohjeistus, ja jokainen kalatalousalue toimii oman päätöksensä mukaisesti. Kalatalouden Keskusliitto ei vastaa tämän ohjeistuksen noudattamisen mahdollisesti mukanaan tuomista vastuista tai kustannuksista.