Texten uppdaterad 7.6.2021
Då coronapandemin fortsättningsvis pågår, är olika slags sammanträdesbegränsningar fortfarande i kraft runt om i Finland. En undantagslag gällande delägarlag möjliggör stämmor på distans för att förhindra smittspridning. I andra hand är det tillåtet att skjuta upp stämman tills det att sammankomstbegränsningarna inte längre är i kraft. De tillfälliga lagändringarna är i kraft till den 31.12.2021.
Enligt Regionförvaltningsverkets nya tolkning (given 15.3.2021) tillämpas i regel inte längre sammankomstbegränsningarna på stämmor och andra motsvarande stadgeenliga eller lagstadgade sammankomster till vilka endast sammanslutningens medlemmar och vissa andra inbjudna kan delta. Vid sammankomsterna måste trots detta hälsosäkerheten beaktas. Med tanke på sjukdomsläget är det att rekommendera att stämmor ordnas på distans
Delägarlagets sedvanliga årliga verksamhet kan störas om stadgeenliga stämmor flyttas med flera månader. Till exempel prisen för de fisketillstånd som delägarlaget säljer borde fastställas innan fiskesäsongen kör igång. Enligt lagen om samfälligheter är det styrelsens uppgift att bevaka delägarlagets intressen. Det är i delägarlagets intresse att försäljningen av fisketillstånd fortsätter. Bästa rättesnöret för fisketillstånd och motsvarande ärenden är att följa de beslut som finns omnämnda i föregående års verksamhetsplan. Dessa beslut följs tills en ny stämma kan hållas och styrelsen borde informera delägare och fisketillståndsköpare om detta. Mandatperioden för styrelsemedlemmar i tur att avgå, fortsätter fram till att man kan välja en ny styrelse. Även styrelsen kan hålla sina egna möten via telefon, Skype, Temas eller per e-post.
Delägarstämmorna under coronakrisen
I ett konstituerat delägarlag säger stadgarna hur och när delägarna ska samlas till stämma. Då coronapandemin slog till på våren 2019 började man begränsa sammankomster och många delägarlag var tvungna att skjuta upp sina stämmor. För att inte ansvariga personer i delägarlag skulle behöva oroa sig för att hamna i en olaglig situation, stiftade riksdagen en tillfällig ändring i lagen om samfälligheter: delägarlaget kan hålla sin stämma på distans även om detta inte finns omnämnt i delägarlagets egna stadgar. Om det inte är möjligt att hålla stämman på distans kan man skjuta upp stämman tills det att begränsningar i sammankomster inte längre är i kraft.
Delägarlaget rekommenderas alltså i första hand hålla stämman på distans. Hur går detta till i praktiken? Här följer en tipslista.
- Styrelsen fattar beslut om var och när stämman hålls. Mötet måste även ha en fysisk plats, även om deltagande på distans tillåts. Man säkerställer sig om att mötesplatsen har en fungerande nätförbindelse.
- Stämmokallelsen skickas i enlighet med delägarlagets stadgar, men i kallelsen fordrar man att delägaren på förhand meddelar om hen deltar på plats eller på distans.
- De som deltar på distans måste uppge sin e-postadress samt meddela vilken fastighet de representerar, om den är egen eller om representationen sker via fullmakt. Det tydligaste är att uppge fastighetsregisternumret samt namn. Förhandsanmälningarna skickas per e-post till någon av styrelsemedlemmarna, eller om man använder sig av en köptjänst för att ordna stämman, till dennes e-post.
- Man granskar rösträtten för de som anmält sig och reder ut eventuella oklarheter.
- Möteslänken skickas på förhand till dem som meddelat att de deltar på distans. Till stämman medtages en bärbar dator, som har kamera, mikrofon och högtalare och en färdigt uppgjord röstlängd utgående från de som anmält sig.
- En halv timme före stämman börjar öppnar man möteslänken och kontrollerar att tekniken fungerar. Ofta är det inte nödvändigt att kontrollera deltagarnas identitet, men det kan vid behov göras genom att be mötesdeltagaren knäppa på sin kamera och visa upp exempelvis sitt körkort åt stämmoarrangörerna.
- På närmötesplatsen är det bra att ha två personer på plats. Den ena delar i egenskap av ordförande materialet på sin skärm. Den andra personen följer upp kommentarer och håller reda på vem som bett om ordet. På så sätt får man flyt i mötet och talturer utdelade i rätt ordning.
- Då mötet börjar kommer man inledningsvis överens om hur man ber om ordet och hur röstning sker. De som deltar på distans skickar sin röst till rösträknarnas e-post eller som textmeddelande till hens telefon.
- Om röstningen sker som en sluten omröstning, skriver rösträknaren ner de röster som getts per e-post eller som textmeddelandepå en likadan rösttalong som används vid det fysiska mötet.
Det finns flera gratis program för att hålla distansmöten. En del kan man använda direkt via webbläsaren, andra kräver att man laddar ner en applikation för ändamålet.
Om delägarlagen vill fortsätta hålla stämmor på distans efter att undantagslagen slutat gälla, måste delägarlaget göra en stadgeändring. Vi kommer i Centralförbundet under februari att utarbeta nya modellstadgar för delägarlag, som kommer att innehålla en paragraf om stämmor på distans. En eventuell stadgeändring borde tas upp redan på följande årsstämma. Att ordna med möjligheten att delta i stämmor på distans är ett bra sätt att engagera yngre samt på andra orter bosatta människor med i delägarlagsverksamheten.
Mer om undantagslagarnas förlängning på Jord- och skogsbrukministeriets hemsida.
