Vuosikokoukset etänä? – toimintaohje osakaskunnille koronaviruspandemian aikana

Teksti päivitetty 7.6.2021

Koronapandemian edelleen jatkuessa ovat kokousrajoitukset pysyneet voimassa eriasteisina eri puolilla Suomea. Osakaskuntia koskeva poikkeuslaki mahdollistaa kokousten järjestämisen etäyhteyksien avulla tartuntojen estämiseksi. Viime kädessä kokousta voi lykätä kokoontumisrajoitusten purkamiseen asti, jos etäkokousta ei ole mahdollista järjestää. Lain voimassaoloa on jatkettu ja se on tällä hetkellä voimassa 31.12.2021 saakka.

Aluehallintoviraston uuden tulkinnan mukaan (annettu 15.3.2021) sääntömääräisiin tai lakimääräisiin kokouksiin, joihin lähtökohtaisesti voivat osallistua vain yhteisön jäsenet sekä kutsuttuina eräät muut, ei pääsääntöisesti enää sovelleta yleisötilaisuuksia koskevia kokoontumisrajoituksia.  Kokouksissa pitää kuitenkin huomioida terveysturvallisuus ja tartuntatautitilanne huomioiden on suositeltavaa, että kokoukset järjestetään etäyhteydellä.

Osakaskunnan tavanomainen vuosittainen toiminta voi häiriintyä, jos sääntömääräisten kokousten pitäminen siirtyy useilla kuukausilla. Esimerkiksi osakaskunnan myymien kalastuslupien hintojen määrääminen pitäisi tehdä ennen kalastussesongin alkua. Yhteisaluelain mukaan hoitokunnan tulee valvoa osakaskunnan etua. Osakaskunnan edun mukaista on muun muassa se, että kalastuslupien myyntiä jatketaan. Paras ohjenuora tähän ja vastaaviin asioihin on edellisen vuoden toimintaa koskevat toimintasuunnitelmassa mainitut päätökset. Niitä noudatetaan, kunnes osakaskunnan varsinainen kokous voidaan pitää, ja tästä olisi hyvä myös tiedottaa osakkaille ja kalastuslupien ostajille. Erovuorossa olevan hoitokunnan jäsenen mandaattikausi jatkuu, kunnes saadaan valittua uusi hoitokunta. Hoitokuntakin voi pitää omat kokouksensa esimerkiksi puhelin-, Skype-, Teams- tai sähköpostikokouksena.

Osakaskunnan kokous korona-aikana
Järjestäytyneen osakaskunnan säännöissä määritellään, milloin osakaskunnan kokous on pidettävä. Kun koronapandemia iski Suomeen ja kokoontumisia alettiin keväällä 2020 rajoittamaan, piti monen osakaskunnan lykätä vuosikokouksensa parempaan aikaan. Jotta osakaskunnan vastuuhenkilöt eivät tässä tilanteessa joutuisi pelkäämään lainvastaiseen tilanteeseen ajautumista, teki eduskunta määräaikaisen muutoksen yhteisaluelakiin: osakaskunnan kokous voidaan järjestää etäyhteydellä, vaikka osakaskunnan omissa säännöissä tätä ei olisi mahdollistettu. Jos kokouksen järjestäminen ei ole näin mahdollista, voidaan kokous siirtää pidettäväksi niin pian kuin se on mahdollista rajoitusten päättymisen jälkeen.

Osakaskunnan kokoukset suositellaan siis toistaiseksi järjestettäväksi etäyhteydellä. Miten tämä käytännössä tapahtuu? Seuraavia ohjeita noudattaen etäkokous onnistuu keneltä tahansa.

1. Hoitokunta päättää, missä ja milloin kokous pidetään. Kokouksella on oltava myös fyysinen paikka, vaikka osallistuminen etänä sallitaan. Varmistetaan että kokouspaikalla on toimiva nettiyhteys.
2. Kokouskutsu lähetetään osakaskunnan sääntöjen mukaisella tavalla, mutta kutsussa edellytetään, että osakkaan on ilmoitettava etukäteen, osallistuuko paikan päällä vai etäyhteydellä.
3. Etäyhteydellä osallistuvien on ilmoitettava myös sähköpostiosoitteensa sekä mitä kiinteistöä hän edustaa kokouksessa ja edustaako omaansa vai onko valtakirjaedustus. Selkein on kiinteistötunnuksen ja nimen ilmoittaminen. Etukäteisilmoittautumiset kerätään hoitokunnan jäsenen tai kokousjärjestelyjä ostopalveluna tarjoavan tahon sähköpostiin.
4. Tarkistetaan etukäteisilmoittautuneiden äänioikeus ja selvitetään mahdolliset epäselvyydet.
5. Linkki etäyhteyteen lähetetään etukäteen ilmoittautuneille etäosallistujille. Kokoukseen varataan mukaan kannettava tietokone, josta löytyy kamera, mikrofoni ja kaiutin ja johon on tallennettu etukäteisilmoittautumisten perusteella laadittu äänestysluettelo.
6. Lähikokouspaikalla on aiheellista olla kaksi henkilöä, joista toinen jakaa näyttönsä etäosallistujille ja hallinnoi puheenjohtajana kokousmateriaalia, toinen on osallistujana etäkokouksessa ja seuraa etäosallistujien kommentteja tai puheenvuoropyyntöjä. Näin etäkokoukseen osallistujien puheenvuoropyynnöt tulevat nopeasti ja oikeassa järjestyksessä huomioiduksi.
7. Puoli tuntia ennen kokouksen alkua avataan etäyhteys ja tarkistetaan yhteyksien toimiminen. Etäosallistujan henkilöllisyyden tarkistaminen ei useimmiten ole tarpeellista, mutta se voidaan tarvittaessa tehdä pyytämällä osallistujaa aktivoimaan tietokoneensa kamera ja näyttämään esimerkiksi ajokorttinsa kokouksen järjestäjille.
8. Kokouksen alussa sovitaan käytännöt puheenvuoron pyytämiselle ja äänestyksille. Etänä osallistuvat äänestävät lähettämällä äänensä ääntenlaskijan sähköpostiosoitteeseen tai puhelimeen tekstiviestinä.
9. Jos äänestys tapahtuu suljettuna lippuäänestyksellä, ääntenlaskija kirjaa sähköpostitse tai tekstiviestinä annetut äänet samanlaiselle äänilipukkeelle, kuin paikan päällä on käytössä.

Etäkokouksia mahdollistavia ilmaisia ohjelmia on useita. Osaa voi käyttää suoraan nettiselaimen kautta, jotkut voivat edellyttää sovelluksen lataamisen koneelle.

Mikäli osakaskunnat haluavat jatkaa etäkokouksien pitämistä poikkeuslain päätyttyä, täytyy osakaskunnan muuttaa sääntöjään. Olemme Keskusliitossa helmikuun aikana laatimassa osakaskunnille uudet mallisäännöt, jotka tulevat sisältämään pykälän osakaskuntien etäkokouksien pitämisestä. Mahdollinen sääntömuutos kannattaisi käsitellä jo seuraavassa vuosikokouksessa. Sähköisen osallistumismahdollisuuden järjestäminen kokouksiin on hyvä keino värvätä nuorta sekä kauempaa asuvaa väkeä mukaan osakaskuntatoimintaan.

Poikkeuslain jatkamisesta lisää Maa- ja metsätalousministeriön sivuilta.